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Stress vor unserer Kontrolle? So wird es (viel) entspannter!
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Welche Dokumente prüft die STV während der Inspektion?
- Lieferscheine oder Rechnungen: Damit der Arzneimittel- bzw. Impfstoffbezug während der Inspektion nachvollzogen werden kann, ist es erforderlich, dass Sie Erwerbsnachweise (Lieferscheine oder Rechnungen der letzten fünf Jahre) vorlegen können. Entsprechendes gilt für den Bezug von Betäubungsmitteln (Lieferscheine der letzten drei Jahre).
- Verbleib der Arzneimittel/Impfstoffe bzw. Betäubungsmittel: Der Arzneimittelfluss in Ihrer Praxis ist erst gänzlich nachvollziehbar, wenn Sie den Verbleib Ihrer Arzneimittel und Impfstoffe sowie Ihrer Betäubungsmittel vollständig dokumentieren.
Für Arzneimittel und Impfstoffe nutzen Sie z. B. Patientenkarteikarten oder Ihre Praxissoftware. Zugang, Verbleib und aktuellen Bestand Ihrer Betäubungsmittel müssen Sie gemäß amtlichem Formblatt dokumentieren. Dies ist ebenfalls elektronisch über die Praxissoftware möglich, wenn die Angaben denen des amtlichen Formblattes entsprechen und nach Bestandsänderungen ein monatlicher Ausdruck Ihrer Betäubungsmitteldokumentation erfolgt.
- Bilanzierungen: Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, eine jährliche Bilanzierung vorzunehmen.
Dies betrifft Impfstoffe sowie verschreibungspflichtige Arzneimittel. Hierzu stellen Sie einmal jährlich Ihre über das Jahr erfolgten Ein- und Ausgänge den aktuell vorhandenen Restbeständen gegenüber und dokumentieren das Ergebnis. Diese jährliche Bilanzierung ist nicht an das Kalenderjahr gebunden.
- Dokumentation der Vernichtung: Auch die beste Planung kann nicht verhindern, dass einzelne Arzneimittel bzw. Impfstoffe verfallen und entsorgt werden müssen.
Damit Sie deren Verbleib jedoch jederzeit lückenlos nachweisen können – und damit die jährliche Bilanzierung keine unerwarteten Fragen aufwirft – ist eine Dokumentation der Vernichtung (Arzneimittel-/Impfstoffname und Menge) unabdingbar.
- "AuA-Belege": In den Fällen, in denen Sie oder Ihre angestellten Tierärztinnen und Tierärzte Lebensmittel liefernde Tiere behandeln, sind Arzneimittelanwendungs- und Abgabebelege auszustellen (so genannte AuA-Belege) und fünf Jahre aufzubewahren.
Die AuA-Belege werden sowohl auf ihre Korrektheit und Vollständigkeit überprüft als auch für die Überprüfung der tierärztlichen Mitteilungen über Antibiotikaverwendungen in HI-Tier verwendet. (Hinweis: Hühner oder Alpakas beispielsweise können auch als Einzeltiere von Hobbyhaltern nicht von der Lebensmittelgewinnung ausgeschlossen werden.)
- Pflichtantibiogramme: Relevant sind außerdem die im Zuge der Novellierung der Verordnung über tierärztliche Hausapotheken (TÄHAV) im März 2018 festgelegten Anforderungen an die Verwendung von Antibiotika.
Daraus resultierend entstand beispielsweise – neben dem Umwidmungsverbot für bestimmte antibiotische Wirkstoffe (Fluorchinolone und Cephalosporine 3./4. Generation) bei den Tierarten Rind, Schwein, Pute, Huhn, Hund und Katze – die Verpflichtung, in speziellen Fällen Antibiogramme zu erstellen. In besonderen Ausnahmefällen, wenn beispielsweise die Probenahme mit der Gefahr einer zusätzlichen Beeinträchtigung des Gesundheitszustandes des zu behandelnden Tieres verbunden wäre, kann von der Erstellung eines solchen Pflichtantibiogramms abgesehen werden. Die Gründe für die Inanspruchnahme dieser Ausnahmen sind schriftlich darzulegen.
- Zusätzlich können folgende Punkte für Sie relevant sein: Nachweise über die Verschreibung von Vormischungen für Arzneifuttermittel sowie Durchschläge von für Lebensmittel liefernde Tiere ausgestellte Rezepte.
Neben der Dokumentation wird während einer Inspektion auch die Lagerung der Arzneimittel kontrolliert.
Arzneimittel müssen getrennt von anderen Mitteln (z. B. Futtermitteln und Pflegemitteln) gelagert werden. Es ist ausreichend, wenn die Trennung offensichtlich ist, z. B. auf unterschiedlichen Regalbrettern, links und rechts innerhalb eines Regals oder durch Markierungen oder Abtrennungen. Die Lagerräume müssen geeignet sein, d. h. sauber, trocken und mit geeigneter Raumtemperatur. Die Raumtemperatur muss durch ein sogenanntes min/max-Thermometer oder einen Temperaturlogger kontrolliert werden. Jeder Raum, in dem Arzneimittel aufbewahrt werden, muss diesen Anforderungen entsprechen. In vielen Praxen betrifft das auch die Behandlungsräume. Die geeigneten Lagerbedingungen müssen ebenfalls in Praxisfahrzeugen sichergestellt werden.
Kennen Sie unseren Beitrag zur "Lagerung und Temperaturüberwachung": It´s getting hot in here!
Unsere Checkliste hilft weiter!
Im Downloadbereich auf unserer Homepage oder direkt hier verlinkt finden Sie Ihre Dokumentationspflichten in Form einer praktischen Checkliste zusammengefasst.
Sie erreichen uns für spezielle Fragen aber auch jederzeit persönlich. Schreiben Sie uns an: abteilung3@rpt.bwl.de
